Política de Privacidad

1. Quiénes somos

VILO (la app VILO para iPhone y Android, el portal web tu-empresa.vilo-ai.com, el asistente por Telegram y la atención al público por WhatsApp y teléfono) es un servicio desarrollado y operado por SolutionOps Group LLC (en adelante, «SolutionOps», «nosotros»), que es el responsable del tratamiento de los datos descritos en esta política.

VILO tiene tres usos principales: VILO para negocios (atención al público, asistente con IA y gestión: facturación, cobranza, gastos, cotizaciones, productos, leads y agenda), VILO Care (organización del cuidado de una persona: medicamentos, citas, documentos médicos, alimentación, peso y recuerdos familiares) y VILO Fitness (entrenamiento y nutrición personal: rutinas y sesiones, peso, medidas, comidas y macros, con un entrenador de IA).

Cuando VILO se usa dentro de una empresa, esa empresa decide qué datos carga y quién accede; en ese caso nosotros tratamos los datos por cuenta de la empresa y según sus instrucciones.

2. Qué datos tratamos

• Cuenta: nombre, correo, teléfono, contraseña (guardada cifrada, nunca en texto legible), rol dentro del espacio y preferencias de notificación.
• Datos de la empresa: razón social, RUT o identificador tributario, clientes y proveedores, facturas y documentos tributarios, cobranza, cotizaciones, productos e inventario.
• Gastos y comprobantes: fotos o PDF de boletas, facturas e invoices, y los datos que se leen de ellos (comercio, fecha, monto, moneda), además de su categoría y proyecto.
• Atención al público: mensajes de WhatsApp, llamadas telefónicas (audio procesado en tiempo real y su transcripción), número de teléfono, nombre y datos que la persona entrega para ser atendida o agendada.
• Datos de salud (VILO Care): diagnósticos, alergias, medicamentos, dosis y tomas, recetas, órdenes, informes, exámenes, citas médicas, alimentación, peso, reembolsos de salud y notas del cuidado. Estos datos pueden ser de un menor de edad, y solo los ingresa su madre, padre o el adulto responsable de su cuidado.
• Bienestar de quien cuida (VILO Care): respuestas opcionales al diario (ánimo, descanso, sueño) y mensajes entre integrantes de la familia.
• Fotos y videos: los que la persona decide subir (comprobantes, documentos, fotos de cajas de medicamentos, álbum familiar, videos para una consulta). La app solo accede a la cámara, a las fotos o al micrófono cuando la persona lo pide y lo autoriza.
• Códigos de barras: el código de la caja de un medicamento o de un producto, cuando la persona lo escanea.
• Entrenamiento y nutrición (VILO Fitness): perfil (sexo, fecha de nacimiento, altura, nivel de actividad y objetivo), rutinas, sesiones y series (ejercicio, repeticiones, peso, esfuerzo y descansos), ánimo y energía, peso corporal, medidas y % de grasa, comidas con sus calorías y macros, comidas guardadas y fotos de progreso. Las fotos de progreso son privadas: solo las ve la persona, por enlaces que vencen en minutos. Las fotos de una comida o de una máquina que envías para que la IA las analice no se guardan: se procesan y se descartan, y solo queda el resultado si decides registrarlo.
• Dispositivo y notificaciones: identificador de notificaciones del teléfono (token), modelo y sistema del dispositivo, versión de la app, sesiones abiertas y registros técnicos de seguridad (fecha, hora, dirección IP).
• Face ID / huella: se usa solo en tu teléfono para abrir la sesión. Nosotros nunca recibimos ni guardamos tus datos biométricos.

No usamos los datos para publicidad, no los vendemos y no los usamos para rastrearte en apps o sitios de terceros.

3. Para qué los usamos

• Prestar el servicio que contrataste: atender a tus clientes, agendar, facturar, registrar gastos, organizar el cuidado, enviarte recordatorios y avisos.
• Responderte con el asistente de IA y leer fotos o documentos que tú subes (por ejemplo, una boleta o una receta). Lo que lee la IA siempre se te muestra para que lo confirmes.
• Proteger el servicio: prevenir abusos, detectar intentos de obtener información indebida y mantener registros de seguridad.
• Dar soporte y mejorar el funcionamiento del servicio.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y contables.

4. Base legal

Tratamos los datos para ejecutar el contrato del servicio, con tu consentimiento cuando corresponde (por ejemplo, el uso de IA de terceros, las notificaciones y los datos de salud que decides registrar), para cumplir obligaciones legales y por nuestro interés legítimo en la seguridad del servicio. Aplicamos la Ley N° 19.628 y la Ley N° 21.719 de protección de datos personales de Chile y, cuando el servicio se presta a personas o empresas en la Unión Europea, los principios del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).

5. Inteligencia artificial y tu consentimiento

Algunas funciones envían contenido a proveedores de IA para generar respuestas o leer documentos: el asistente, la lectura de comprobantes y documentos, la atención automática por WhatsApp y teléfono y, en VILO Fitness, la estimación de comidas por foto o texto, el registro de un entrenamiento contado en palabras, la explicación de una máquina a partir de su foto y el chat con el entrenador. Antes de usar estas funciones en la app te pedimos tu consentimiento, y puedes retirarlo cuando quieras en Ajustes. Sin él puedes seguir usando la app y cargar los datos a mano.

Los proveedores de IA procesan el contenido solo para entregarnos la respuesta y, según sus condiciones para empresas, no lo usan para entrenar sus modelos; pueden conservarlo hasta 30 días solo para seguridad y prevención de abusos, y después lo eliminan. La IA no toma decisiones por ti: emitir una factura, registrar una dosis o agendar algo importante requiere tu confirmación o sigue reglas que define el responsable del espacio.

6. Con quién compartimos datos

Usamos proveedores que tratan datos por nuestra cuenta (encargados), solo para operar el servicio:

• OpenAI y Anthropic: modelos de IA (respuestas, lectura de documentos y, en VILO Fitness, análisis de comidas, entrenamientos y fotos de máquinas). Son los únicos proveedores de IA que usamos.
• ElevenLabs y Twilio: voz y telefonía de la atención por llamada.
• Meta (WhatsApp Business): mensajería de WhatsApp.
• Telegram: si eliges hablar con tu asistente por ese canal.
• Microsoft (Microsoft 365, Outlook, Teams y SharePoint) y Google (Calendar, Drive, correo): cuando el responsable del espacio conecta su calendario, correo o almacenamiento.
• Apple, Google y Expo: envío de notificaciones a tu teléfono.
• Servicios de facturación electrónica autorizados por el SII: para emitir documentos tributarios cuando lo pides.
• Proveedores de infraestructura: servidores dedicados donde se aloja el servicio y almacenamiento cifrado de los respaldos.

También podemos entregar datos cuando la ley o una autoridad competente lo exija.

7. Transferencias internacionales

Algunos de estos proveedores y servidores están fuera de Chile (por ejemplo, en Estados Unidos o en la Unión Europea). En esos casos exigimos medidas de protección adecuadas, como acuerdos de tratamiento de datos y cifrado.

8. Cuánto tiempo los conservamos

• Mientras tu cuenta o el servicio contratado estén activos.
• Las conversaciones de la atención al público se conservan por un plazo limitado, definido por el responsable del espacio (por defecto, 90 días para el detalle de los mensajes), salvo lo que quede registrado en un lead o una cita.
• Los documentos tributarios y contables se conservan por los plazos que exige la ley, aunque se elimine una cuenta.
• Las fotos de comidas o máquinas enviadas a la IA no se conservan.
• Los respaldos cifrados se renuevan periódicamente y se eliminan al vencer su plazo (máximo 30 días).

9. Seguridad

• Cada empresa o familia tiene su propio espacio VILO, con base de datos, credenciales y respaldos separados: la información de un espacio nunca se cruza con la de otro.
• Conexiones cifradas (HTTPS), contraseñas protegidas con algoritmos de resguardo, credenciales de integraciones cifradas y respaldos diarios cifrados.
• Acceso solo para personas autorizadas, con permisos por rol y registro de los accesos de soporte.
• La atención automática no entrega información del negocio, de otras personas ni de la agenda, y no abre archivos que envían desconocidos.

10. Tus derechos

Puedes pedir acceso, rectificación, supresión, portabilidad y oposición o bloqueo del tratamiento de tus datos, y retirar tu consentimiento cuando quieras, escribiendo a contacto@solutionopsgroup.com. Si tus datos fueron cargados por una empresa que usa VILO, también puedes dirigirte a esa empresa. Responderemos en los plazos que fija la ley.

11. Eliminar tu cuenta

Puedes pedir la eliminación de tu cuenta desde la app, en Perfil → Eliminar cuenta, o escribiéndonos. La completamos en un plazo máximo de 30 días corridos: se borran tus datos personales (sesiones, dispositivos, avisos, conversaciones con el asistente en la app, el portal y tus chats privados por WhatsApp o Telegram, diario y datos de bienestar y, en VILO Fitness, entrenamientos, rutinas, peso, medidas, comidas, comidas guardadas y fotos de progreso) y tu acceso, y tu cuenta queda anonimizada. Se conservan los registros tributarios y comerciales que la ley obliga a mantener, y los registros que pertenecen a la empresa o a la familia del espacio, sin vincularlos a ti. Los pasos están en vilo-ai.com/eliminar-cuenta.html.

12. Menores de edad

VILO no está dirigido a menores de edad y no permite crear cuentas a menores. En VILO Care, los datos de salud de un menor solo los registra su madre, padre o adulto responsable, quien decide qué se registra y puede pedir su eliminación en cualquier momento.

13. Cambios a esta política

Si cambiamos esta política publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de vigencia. Si el cambio es importante, también lo avisaremos en la app o por correo.

14. Contacto

SolutionOps Group LLC · contacto@solutionopsgroup.com · vilo-ai.com